Puhtaanapito
Siivouksen aikataulutus, joka optimoi koko kohdeportfoliosi
Jokainen uusi siivouskohde muuttaa koko kalenteria. Allocator etsii uudelle kohteelle parhaan viikonpäivän, kellonajan ja siivoojan. Se huomioi nykyiset reitit, toistuvuudet, poissaolot ja sen, kuka kohteen jo tuntee. Näin samalla henkilöstöllä ehtii hoitaa enemmän kohteita.
Mikä Allocator on siivousyritykselle?
Allocator on tekoälypohjainen aikataulutus- ja reittioptimointityökalu. Se sijoittaa kertaluonteiset, viikoittaiset ja joka toinen viikko toistuvat siivouskäynnit kalenteriin niin, että ajomatkat, ylityöt ja tyhjät välit vähenevät. Se valitsee jokaiseen kohteeseen edullisimman tai soveltuvimman siivoojan, ehdottaa sijaiset sairauspoissaoloihin ja voi ehdottaa nykyisille asiakkaille parempia siivousaikoja. Siksi samalla henkilöstöllä voi hoitaa enemmän kohteita.
Kenelle Allocator on tehty siivousyrityksessä?
Toimitusjohtajalle ja palvelujohtajalle
Siivousyrityksen kate syntyy siitä, kuinka suuri osa siivoojien työajasta on laskutettavaa. Allocator vähentää ajoja ja tyhjiä välejä, joten samalla henkilöstöllä voi ottaa vastaan enemmän kohteita. Tarjousvaiheessa näette, mihin uusi kohde mahtuu ja mitä sen hoitaminen maksaa, ennen kuin sitoudutte hintaan. Suunnittelu ei myöskään ole enää yhden työnjohtajan muistin varassa, mikä helpottaa lomia, sijaisuuksia ja henkilövaihdoksia.
Lue lisää johdollePalvelukoordinaattorille ja työnjohtajalle
Allocator laskee vaihtoehdot, ja te päätätte, mikä otetaan käyttöön. Aamun sairausilmoitukset, asiakkaiden siirtopyynnöt ja uudet kohteet saavat valmiin ehdotuksen, jonka voitte hyväksyä, vaihtaa toiseen tai muuttaa käsin. Kohteen erityispiirteet, kuten avaimet, hälytykset ja asiakkaan toiveet, kirjataan kerran, ja Allocator huomioi ne jokaisessa suunnitelmassa. Puhelimessa kuluva aika vapautuu asiakkaille ja siivoojille.
Lue lisää työnjohdolleNäkyvyys kentälle
Liikkuvan työn tehokkuuden tärkeimmät mittarit ovat aina saatavilla tilastoista. Nähkää ja vertailkaa, paljonko työaikaa kuluu liikkumiseen ja laskuttavaan työhön, ja tarkastelkaa tehtävä-, päivä-, tekijä- ja tiimikohtaista tehokkuutta.
Kartta auttaa hahmottamisessa
Kartta visualisoi työtehtävät ja työntekijät sijainteineen. Näette suunnitellut reitit ja vapaat tehtävät yhdellä silmäyksellä.
Miten uusi siivousasiakas kannattaa aikatauluttaa?
Useimmissa siivousyrityksissä uusi kohde sijoitetaan kalenteriin sinne, missä sattuu olemaan tilaa. Yksittäin järkevä valinta voi silti lisätä ajomatkoja, pirstoa päivät ja lukita toistuvan käynnin huonoon rytmiin vuosiksi.
Sokkona sijoittaminen vs. optimointi
| Tekijä | Sijoitus sokkona | Sijoitus Allocatorilla |
|---|---|---|
| Ajankohta | Ensimmäinen vapaa aika | Koko viikkorytmin kannalta paras päivä ja aika |
| Siivooja | Kenellä on tilaa | Edullisin tai soveltuvin, painotus valittavissa |
| Toistuvuus | Arvioidaan vain ensimmäinen käynti | Kaikki tulevat käynnit tarkistetaan kerralla |
| Reitit | Uusi ajo erillisenä | Kohde liitetään olemassa olevaan reittiin |
| Vaikutus muihin | Näkyy vasta ongelmina | Näkyy ennen vahvistusta |
Näin se toimii
-
Syöttäkää kohteen tiedot: osoite, arvioitu kesto, asiakkaan sallimat aikaikkunat ja vaatimukset (esim. avainhallinta, kulkulupa, erikoisosaaminen).
-
Valitkaa toistuvuus: kertaluonteinen, viikoittainen, joka toinen viikko, kuukausittainen tai oma sykli.
-
Allocator laskee vaihtoehdot koko kalenterin yli ja vertaa niitä ajomatkoihin, kuormitukseen, työaikasääntöihin ja kustannukseen.
-
Saatte 2–3 parasta ehdotusta perusteluineen: päivä, aikaikkuna, siivooja ja vaikutus viikon kokonaisajoon.
-
Vahvistakaa ehdotus, niin kaikki toistuvat käynnit lisätään kalenteriin kerralla.
Joka toinen viikko toistuvat kohteet tasapainoon
Joka toinen viikko toistuvat kohteet kasautuvat helposti samalle viikolle, jolloin toinen viikko on ylikuormitettu ja toinen vajaa. Allocator jakaa ne parillisille ja parittomille viikoille niin, että kuormitus pysyy tasaisena ja siivoojien tunnit ennustettavina.
Edullisin vai soveltuvin siivooja?
Voitte painottaa kustannusta (lyhin ajomatka, ei ylityötä, oikea palkkaryhmä) tai soveltuvuutta (osaaminen, kohdetuntemus, asiakkaan toiveet). Painotus voidaan asettaa yleisesti tai kohdekohtaisesti.
Kuka siivoaa, kun siivooja sairastuu?
Kun siivooja ilmoittaa aamulla sairastuneensa, työnjohdon ei tarvitse soitella sijaisia. Kun merkitsette poissaolon, Allocator näyttää heti, mitkä käynnit jäävät ilman tekijää, ja ehdottaa jokaiselle sijaisen.
- Sijainen valitaan sijainnin, vapaan ajan, pätevyyden ja kohdetuntemuksen perusteella.
- Käynnit voidaan jakaa usealle siivoojalle, jos yksi ei ehdi kaikkia.
- Jos kohteella on joustoa, käynti voidaan siirtää asiakkaan aikaikkunan sisällä myöhemmälle päivälle.
- Muiden siivoojien päivät muuttuvat vain sen verran kuin on välttämätöntä.
Kohteiden priorisointi, kun poissaoloja kasautuu
Kohteille voi antaa prioriteetin. Jos poissaoloja kertyy niin paljon, ettei kaikkia käyntejä voida tehdä sovittuna päivänä, Allocator ehdottaa siirrettäväksi ensin ei-priorisoidut käynnit ja turvaa priorisoidut kohteet, kuten terveydenhuollon tilat, elintarvikekohteet ja sopimukset, joihin liittyy sanktioita. Siirretyille käynneille ehdotetaan uusi aika asiakkaan aikaikkunan sisältä.
Siivooja, joka tuntee kohteen
Kohdetuntemus näkyy laadussa ja ajassa: tuttu siivooja tietää avainten paikan, hälytysjärjestelmän, erikoispinnat ja asiakkaan toiveet. Allocator pitää kirjaa siitä, kuka on käynyt missäkin, ja suosii tuttua tekijää sekä vakiokäynneillä että sijaisuuksissa.
- Vakiokohteille sama siivooja tai pieni vakituinen tiimi.
- Sijaisuuksissa etusijalla siivooja, joka on käynyt kohteessa aiemmin.
- Asiakas näkee tutut kasvot, mikä vähentää reklamaatioita ja lisää asiakaspysyvyyttä.
Paremmat ajat myös nykyisille asiakkaille
Vuosien mittaan kohde kerrallaan rakentunut kalenteri on harvoin optimaalinen. Allocator analysoi nykyisen kohdeportfolion ja ehdottaa, mille kohteille kannattaisi vaihtaa päivä tai aika.
- Ehdotukset järjestetään vaikutuksen mukaan: ensin ne siirrot, jotka säästävät eniten ajoa tai ylityötä.
- Jokaisella ehdotuksella on selkeä hyöty, jonka voitte perustella asiakkaalle (esim. tarkempi saapumisaika tai sama tuttu siivooja).
- Muutokset voidaan ottaa käyttöön vähitellen, esimerkiksi sopimusten uusimisen yhteydessä.
Uudellamaalla kotisiivouksia tekevä Ametro käyttää Allocatoria juuri tähän: uusille asiakkaille, joita tulee viikoittain useita, ehdotetaan reaaliajassa paras siivousajankohta ja pysyvä siivouspari, ja nykyisiä kalentereita optimoidaan vaiheittain turhien ajokilometrien vähentämiseksi.
Lue, miten Ametro karsi turhat ajokilometritAllocator on lisännyt operatiivista tehokkuuttamme ja tehnyt toiminnastamme ympäristöystävällisempää.
Esimerkki: uusi toimistokohde Espoossa
Siivousyritykselle tulee uusi 300 m² toimisto Keilaniemestä, siivous joka toinen viikko, 3 tuntia, arkisin klo 16–21.
Ilman optimointia
Kohde laitetaan tiistaille siivoojalle, jolla on tilaa. Hänen muut kohteensa ovat Vantaalla, joten jokainen käynti lisää noin 50 minuuttia ajoa. Parillisilla viikoilla tiistai on jo täynnä, ja syntyy ylityötä.
Allocatorilla
Paras vaihtoehto on torstai parittomilla viikoilla siivoojalle, jolla on jo kaksi kohdetta Tapiolassa. Lisäajo on noin 10 minuuttia, eikä ylityötä synny. Vuoden aikana (26 käyntiä) säästyy noin 17 tuntia ajoa pelkästään tästä kohteesta.
Havainnollistava esimerkkilaskelma.
Mitä siivousyritys hyötyy?
Allocatorin asiakkaat ajavat keskimäärin 31 % vähemmän ja laskuttavat 18 % enemmän tunteja. Suunnitteluun kuluva aika lyhenee usein vähintään puoleen, ja esimerkiksi Ekovillan ajokilometrit vähenivät 9–27 %.
Sama työ pienemmällä resurssilla
Kun ajot ja tyhjät välit vähenevät, jokaisen siivoojan päivään mahtuu enemmän siivousta. Voitte hoitaa samalla henkilöstöllä enemmän kohteita tai nykyiset asiakkaat pienemmällä resurssilla. Alalla, jolla osaavista tekijöistä on pulaa, tämä tarkoittaa kasvua ilman jokaisen uuden sopimuksen vaatimaa rekrytointia.
Dynamikin esimerkkilaskelmassa sama palvelupäivä suunniteltiin kahdella tavalla. Käsin tehty suunnitelma tarvitsi 12 työvuoroa, Allocatorin suunnitelma 9.
| Mittari | Käsin suunniteltu | Allocator | Muutos |
|---|---|---|---|
| Työvuoroja | 12 | 9 | −25,0 % |
| Hukkatyöaikaa | 26,7 h | 6,9 h | −74,2 % |
| Ajoaika | 13,8 h | 9,6 h | −30,4 % |
| Ajettu matka | 613,2 km | 388,2 km | −36,7 % |
| Ajokulut / tehtävä | 37,16 € | 23,53 € | −36,7 % |
Lähteet: dynamik.fi, etusivu (keskiarvot ja esimerkkilaskelma), Ekovilla-referenssi. Esimerkkilaskelma on yleinen eikä siivousalalta.
Muut hyödyt
| Hyöty | Mistä se syntyy |
|---|---|
| Nopeampi sijaisjärjestely | Sijaisehdotukset heti poissaolomerkinnän jälkeen |
| Parempi laatu ja asiakaspysyvyys | Tuttu siivooja palaa samaan kohteeseen |
| Kannattavampi myynti | Näette ennen tarjousta, mihin uusi kohde mahtuu ja mitä se maksaa |
| Tasaisempi kuormitus | Ylityöt ja vajaat päivät vähenevät |
| Kevyempi työnjohto | Työnjohtaja hyväksyy ehdotukset eikä rakenna kalenteria käsin |
Usein kysyttyä puhtaanapidosta
Miten uusi siivouskohde kannattaa sijoittaa kalenteriin?
Parhaaseen kohtaan koko viikkorytmin kannalta, ei ensimmäiseen vapaaseen aikaan. Allocator vertaa kaikki mahdolliset päivät, ajat ja siivoojat ja valitsee vaihtoehdon, joka lisää vähiten ajoa ja ylityötä kaikille tuleville käynneille.
Toimiiko Allocator kertaluonteisille ja toistuville siivouksille?
Kyllä. Kertaluonteiset, viikoittaiset, joka toinen viikko ja kuukausittain toistuvat käynnit suunnitellaan samassa näkymässä, ja toistuvien käyntien koko sarja arvioidaan kerralla.
Miten Allocator valitsee siivoojan kohteeseen?
Se vertaa siivoojien sijaintia, vapaata aikaa, osaamista, kohdetuntemusta ja kustannusta. Voitte päättää, painotetaanko edullisuutta vai soveltuvuutta.
Mitä tapahtuu, kun siivooja sairastuu?
Merkitsette poissaolon, ja Allocator ehdottaa jokaiselle avoimeksi jääneelle käynnille sijaisen. Etusijalla on siivooja, joka tuntee kohteen ja on lähellä.
Voiko siivouskohteita priorisoida?
Kyllä. Kun poissaoloja kasautuu eikä kaikkia käyntejä voida tehdä, Allocator ehdottaa siirrettäväksi ensin ei-priorisoidut kohteet ja pitää priorisoidut käynnit ennallaan.
Voiko samalla henkilöstöllä hoitaa enemmän siivouskohteita?
Kyllä. Kun ajot ja tyhjät välit vähenevät, jokaisen siivoojan päivään mahtuu enemmän käyntejä. Allocatorin asiakkaat ajavat keskimäärin 31 % vähemmän ajoa ja laskuttavat 18 % enemmän tunteja.
Voiko Allocatorin ehdotusta muuttaa käsin?
Kyllä. Voitte hyväksyä ehdotuksen, valita toisen vaihtoehdon tai siirtää käynnin itse. Allocator näyttää, miten muutos vaikuttaa muihin käynteihin.
Miten asiakkaan siirtopyyntö hoidetaan?
Syöttäkää asiakkaan toivoma aikaikkuna, niin Allocator ehdottaa uuden ajan ja siivoojan niin, että käynti sopii nykyisiin reitteihin. Kohteen tunteva siivooja on etusijalla.
Mitä Allocator maksaa?
Hinta riippuu suunniteltavien resurssien määrästä. Katsokaa hinnoittelu tai laskekaa säästöpotentiaalinne.
Voiko sama siivooja käydä aina samassa kohteessa?
Kyllä. Allocator suosii vakituista, kohteen tuntevaa siivoojaa ja käyttää kohdetuntemusta myös sijaisia valitessaan.
Voiko Allocator parantaa nykyisten asiakkaiden aikoja?
Kyllä. Se analysoi nykyisen kohdeportfolion ja ehdottaa siirtoja, jotka vähentävät ajoa tai tasaavat kuormitusta. Päätätte itse, mitkä muutokset otatte käyttöön.
Sopiiko Allocator toimitila-, kotisiivous- ja kiinteistöpalveluyrityksille?
Kyllä. Se soveltuu kaikille, joilla on useita siivoojia ja useita kohteita, kuten toimitilasiivous, kotisiivous, porrassiivous ja kiinteistöhuolto.
Integroituuko Allocator nykyisiin järjestelmiin?
Allocator voidaan liittää CRM-, ERP- ja toiminnanohjausjärjestelmiin rajapinnan kautta, jolloin kohteet ja asiakastiedot siirtyvät automaattisesti.
Katso myös
Katsokaa, mihin seuraava uusi kohteenne kannattaa sijoittaa. Näytämme demossa Allocatorin toiminnan teidän omilla esimerkkikohteillanne.
