Tietosuoja- ja evästekäytäntö

1. Rekisterinpitäjä

Dynamik Oy, Tekniikantie 12, 02150 Espoo

support@dynamik.fi, +358 40 830 6029

2. Tietosuojaa koskevat yhteydenotot

Henkilötietoja koskevat kysymykset ja pyynnöt: support@dynamik.fi

3. Rekisterin nimi

Dynamik Oy:n kontakti- ja asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään yrityksen liiketoiminnan suorittamiseksi. Henkilötietoja käsitellään yrityksen lainsäädännöllisten ja sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi tai henkilön suostumukseen perustuen. Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään muun muassa toimitusvelvoitteiden hoitamiseen, asiakassuhteiden hoitamiseen, yhteydenottoihin sekä myynti- ja markkinointitarkoituksiin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus, sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esimerkiksi asiakassuhde ennen sopimusta).

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, tavoiteltavat edut ovat asiakassuhteiden ja sopimusta edeltävien suhteiden hoitaminen, yrityskontakteihin kohdistuva suoramarkkinointi sekä tietoturvasta huolehtiminen. Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa (ks. kohta 10).

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään Dynamikin asiakaskontaktien, toimittajakontaktien ja muiden liiketoiminnan yhteistyökumppaneiden tietoja. Rekisteri sisältää henkilötietoja, kuten nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, katuosoitteen, verkkosivustojen osoitteet, IP-osoitteen, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muita vapaamuotoisia asiakkaan ilmoittamia tai Dynamikin palveluiden käytön yhteydessä luovutettuja tietoja.

Rekisteri voi joissakin käyttötilanteissa sisältää myös tietoja henkilön verkkosivustoselauksesta ja esimerkiksi verkkosivustolta ladatuista materiaaleista. Rekisteri ei sisällä EU:n tietosuoja-asetuksessa tarkoitettuja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Yksittäisten tietojen säilytysaika määräytyy käsittelyn tarkoituksen, oikeusperusteen ja rekisteröidyn käyttämien oikeuksien mukaan, ottaen huomioon käytettävissä oleva tekniikka ja kohtuulliset kustannukset.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnalle välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella, esimerkiksi tietoturvasta huolehtimiseksi, niissä tapauksissa joissa niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. dynamik.software-sivuston kävijätilastot kerätään Simple Analytics -palvelulla, jota tarjoaa alankomaalainen Simple Analytics B.V. Palvelu toimii ilman evästeitä: se ei tallenna IP-osoitteita eikä muodosta kävijäprofiileja, ja sen tuottamaa koostettua sivunkatselutietoa käsitellään oikeutetun edun perusteella sivuston käytön ymmärtämiseksi. Tiedot pysyvät EU:n alueella. dynamik.software ei aseta omia analytiikka- tai markkinointievästeitä; evästeet, jotka asetetaan ajanvarauskalenterin latautuessa, ovat HubSpotin omissa verkkotunnuksissa, ja ne asetetaan vasta kun kävijä pyytää kalenteria (ks. kohta 12).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palveluiden kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten verkkosivustoilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä. Rekisterin säännönmukaisia tietolähteitä ovat Dynamikin työntekijöiden työtehtävissään tekemät kirjaukset ja tallennetut kopiot saaduista kirjallisista materiaaleista.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, mutta rekisterissä olevia tietoja voidaan tarpeen mukaan luovuttaa Dynamikin liiketoimintaprosesseja tai niiden osia toteuttaville tahoille.

Dynamikin kontaktirekisterin tietoja säilytetään Dynamikin hallinnoimassa tietojärjestelmässä, jonka data sijaitsee EU:n alueella. Kontaktirekisterin tietoja säilytetään myös HubSpotin palveluissa, HubSpotin oman palvelukuvauksen mukaisella tavalla.

HubSpotin palvelut tarjoaa Yhdysvaltoihin sijoittautunut HubSpot, Inc. Dynamikin HubSpot-tili sijaitsee HubSpotin EU-alueella, mutta HubSpotin tuki- ja muut toiminnot voivat edellyttää pääsyä tietoihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelta. Tällaiset siirrot perustuvat HubSpotin tietojenkäsittelysopimuksen suojatoimiin: HubSpot, Inc.:n sertifiointiin EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (EU-U.S. Data Privacy Framework) mukaisesti sekä Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin. Muita säännönmukaisia siirtoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ei tehdä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kontaktirekisterin tietojen suojauksessa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksessa esitettyjä yleisiä periaatteita. Pääsyä rekisterin tietoihin rajataan käsittelyn tarkoituksen, luonteen, käytössä olevien tekniikoiden ja kohtuullisten kustannusten mukaan. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Jos henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niiden oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä ja vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Tarkastus- ja korjausoikeuden lisäksi rekisterissä olevalla henkilöllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.

Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"): pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä esimerkiksi silloin, kun tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi tietojen oikeellisuuden tarkistamisen ajaksi.

Vastustamisoikeus: vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Tietojen käyttöä suoramarkkinointiin voi vastustaa milloin tahansa, ja tällainen vastustus toteutetaan aina.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: saada toimittamansa, suostumuksen tai sopimuksen perusteella käsiteltävät henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus peruuttaa suostumus: kun käsittely perustuu suostumukseen, peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti osoitteeseen support@dynamik.fi. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä ja vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Oikeus tehdä valitus: henkilöllä, joka katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja@om.fi, 029 566 6700, tietosuoja.fi.

11. Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Jos muutokset sisältävät uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muuttavat käytäntöä muutoin merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.

12. Evästeet

Evästeet ovat pieniä tietoja, jotka tallentuvat selaimesi muistiin. dynamik.software ei aseta omia evästeitä, ja jokainen evästeisiin perustuva analytiikka- ja markkinointipalvelu (Google Tag Manager, GA4, Google Ads, CookieHub) on pois käytöstä. Kävijätilastot kerätään Simple Analytics -palvelulla, joka toimii ilman evästeitä eikä tallenna selaimeesi mitään (ks. kohta 5). Sivun avaaminen ei tallenna mitään.

Evästeitä asetetaan vain, kun lataat Yhteystiedot-sivulla olevan ajanvarauskalenterin, ja se tapahtuu vain pyynnöstäsi, ei sivua avattaessa. Kalenterin tarjoaa HubSpot, ja sen lataaminen sekä hakee HubSpotin upotusskriptin että avaa kehyksen HubSpotin omasta verkkotunnuksesta. Molemmat asettavat evästeitä HubSpotin omiin verkkotunnuksiin — hubspot.com, hubspot.net, hsappstatic.net, hs-scripts.com, hs-analytics.net ja hs-banner.com — jotka on lueteltu alla olevassa taulukossa. Kyse on HubSpotin evästeistä HubSpotin verkkotunnuksissa: niihin sovelletaan HubSpotin omia tietosuoja- ja evästekäytäntöjä, ja kaikki mitä syötät kalenteriin päätyy HubSpotille.