1. Rekisterinpitäjä
Dynamik Oy, Tekniikantie 12, 02750 Espoo
2. Tietosuojan yhteyshenkilö
Anita Kuitunen, anita.kuitunen@dynamik.fi
Tietosuojavastaava, Jaakko Haukipuro, jaakko.haukipuro@dynamik.fi
3. Rekisterin nimi
Dynamik Oy:n kontakti- ja asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään yrityksen liiketoiminnan suorittamiseksi. Henkilötietoja käsitellään
yrityksen lainsäädännöllisten ja sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi tai henkilön suostumukseen
perustuen. Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään mm. toimitusvelvotteiden
hoitamiseen, asiakassuhteiden hoitamiseen, yhteydenottoihin ja myynti- ja
markkinointitarkoituksiin.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
henkilön suostumus, sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena ja rekisterinpitäjän oikeutettu
etu (esim. asiakassuhde ennen sopimusta).
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään Dynamikin asiakaskontaktien, toimittajakontaktien ja muiden
liiketoiminnan yhteistyökumppaneiden tietoja. Rekisteri sisältää henkilötietoja, kuten nimen,
puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, katuosoitteen, www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden
IP-osoite, teidot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muita
vapaamuotoisia asiakkaan ilmaisemia tai Dynamikin palveluiden käytön yhteydessä luovuttamia
tietoja.
Rekisteri saattaa joissain palvelujen käyttötilanteissa sisältää lisäksi tietoja henkilön
verkkosivuselauksista ja mm. verkkosivuilta ladatuista materiaaleista. Rekisteri ei sisällä EU:n
tietosuoja-asetuksessa mainittujen erityisten kohderyhmien tietoja. Rekisterissä olevien
yksittäisten tietojen säilytysaika määräytyy käsittelyn tarkoituksen, oikeusperusteen ja
rekisteröidyn käyttämien oikeuksien mukaisesti, huomioiden käytettävissä oleva tekniikka ja
kohtuulliset kustannukset.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä
käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston
vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan
henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä
viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista,
asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista
lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä. Rekisterin
säännönmukaisia tietolähteitä ovat Dynamikin työntekijöiden työtehtävissään tekemät kirjaukset
ja tallennetut kopiot saaduista kirjallisista materiaaleista.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, mutta rekisterissä olevia tietoja saatetaan
luovuttaa liiketoiminnan toteuttamisen tarpeen mukaan, Dynamikin liiketoimintaprosesseja tai
niiden osia toteuttaville tahoille.
Dynamikin kontaktirekisterin tietoja säilytetään Dynamikin hallinnoimassa tietojärjestelmässä,
jonka data sijaitsee EU:n alueella. Kontaktirekisterin tietoja säilytetään myös Googlen ja
HubSpotin palveluissa, yhtiöiden palvelukuvausten mukaisella tavalla säilytettynä.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kontaktirekisterin tietojen suojauksessa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksessa esitettyjä
yleisiä periaatteita. Pääsy tietorekisterissä olevaan tietoon rajataan huomioiden käsittelyn
tarkoituksen, luonteen, käytössä olevat tekniikat ja kohtuulliset kustannukset. Rekisterin
käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan
asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä
ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että
tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden
kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta,
joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja
vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli
henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee
lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle tässä selosteessa mainituille yhteyshenkilöille.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa
(pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen
rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen
tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä
tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää
tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa
asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden
kuluessa).
12. Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan
muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös
tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia
tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä
ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.